「就業規則」整ってますか?労務トラブル防止へ作成のポイントを解説

就業規則 作成 企業法務

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株式会社ココナラに在籍する弁護士が監修しています
株式会社ココナラ

どんな会社でも従業員がいるなら、仕事の仕方や賃金の支払い方法に関するルールがあるでしょう。「就業規定」は、そうしたルールを明文化したものです。従業員が安心して働けるようにするため、労使間のトラブルを未然に防止するために大切なもので、一定規模以上の会社には労働基準法で作成が義務付けられています。
今回は、就業規則を作成するためのポイントについて解説します。

▼この記事でわかること

  • 就業規則に盛り込む内容が具体的にわかります
  • 就業規則作成のプロセスについて解説します
  • 就業規則を作成するときに注意すべきことがわかります

▼こんな方におすすめ

  • 就業規則がなぜ必要なのか、知りたい方
  • 就業規則を作成したいが、作成の仕方が分からない方
  • 就業規則の内容が十分ではなく、労使のトラブルで困っている方

就業規則の作成が義務付けられるのは?

就業規則の作成 義務

労働者が安心して働けるように、労働条件や待遇の基準をあらかじめはっきりと定めておこうというのが「就業規則」の趣旨です。
まずは、どんな会社に就業規則の作成が義務付けられてるのか、具体的に説明します。

「常時10人以上の従業員」の会社

労働基準法は、「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、届け出なければならない」と定めています。

「常時10人以上」というのは、「出勤している人数」ではありません。日によっては10人を下回るようなことがあっても、10人以上働いているのが常態化している会社は、就業規則を作成する義務があります。

就業規則の作成・届け出義務は、会社単位ではなく「事業場」単位で課されます。
1つの会社に、常時10人以上が働く事業場が2つ以上ある場合、それぞれについて作成・届け出が必要になります。

従業員が「常時10人以上」ではない会社の場合は、就業規則を作成する義務はありません。
しかし、就業規則の趣旨や労使間のトラブル回避の意味あから、作成するのが望ましいとされています。

パートやアルバイトも含みます

「常時10人以上」の従業員には、雇用形態にかかわらず、会社と雇用契約を結ぶすべての人が含まれます。正社員以外でも、契約社員、パート、アルバイトなどもカウントされるのです。

例えば正社員が2人でも、パートやアルバイトが常時8人以上いれば、合計10人以上となり、就業規則の作成が義務付けられます。

業務委託は対象外

カウントされるのは、会社と雇用契約を結んでいる労働者です。

従って、雇用契約ではなく業務委託契約等に基づいて働いている人は対象外になります。
派遣労働者に関しては、派遣先の就業規則は適用外で、派遣元の就業規則の対象となります。
もっとも、派遣元と派遣先で締結される派遣契約及び派遣元と派遣労働者の雇用契約等において、派遣労働者は派遣先の服務規律を遵守する旨の義務が通常規定されています。そのため、派遣労働者は、就業規則のうち服務規律に関する規定の適用を間接的に受ける立場にあります。

作成のプロセス

就業規則 作成プロセス
労働基準法は就業規則について、記載するべき事項のほか、作成の手続きや届け出の仕方などを詳細に定めています。就業規則の作成のプロセスについて解説します。

記載事項

就業規則の記載事項は、大きく2つに分けられます。

絶対的記載事項

労働基準法に定められていて、どんな会社でも絶対に記載しなければならない事項です。

【絶対的記載事項】

  • 始業・就業の時刻、休憩時間、休日・休暇などに関する時刻
  • 賃金の決定、計算・支払いの方法、賃金の締切り・支払いの時期、昇給に関する時刻
  • 退職に関する事項(解雇に事由を含む)

相対的記載事項

その会社において、定めを置くのであれば記載しなければならない事項です。
逆に言えば、その会社が定める必要がないと考える場合には記載する必要はありません。

【相対的記載事項】

  • 退職手当に関する事項
  • 臨時の賃金(ボーナスなど)、最低賃金額に関する事項
  • 労働者に負担させるべき食費、作業用品などに関する事項
  • 安全・衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害保養・業務外の疾病扶助に関する事項
  • 表彰・制裁に関する事項
  • 休職に関する事項

労働者の意見を聞く

「絶対的記載事項」「相対的記載事項」に沿って就業規則を作成したら、その就業規則について労働者の代表から意見を聞かなければなりません。
この場合の「労働者の代表」とは、労働者の過半数で組織する労働組合があればその労働組合、なければ「労働者の過半数を代表する者」になります。

会社に労働組合がない場合の「労働者の過半数を代表する者」については、使用者が一方的に指名した人などは認められません。
会社の経営に関わる管理監督者以外の労働者の中から、投票や挙手、回覧などの方法で、きちんとした手続きを経て選出された人でなければなりません。

労基署に届ける

労働者からの意見を聴取したら、次は労働基準監督署(労基署)への届け出です。労働者の代表の意見を記載した書面をし、所在地を所管する労基署に届けなければなりません。労働者代表の意見を記載した書面には、労働者代表の署名または記名押印が必要です。

事業場が2つ以上ある場合で、就業規則の内容が各事業場で同一ならば、本社を所管している労基署に一かついて届けることも可能になっています。

従業員に周知

作成した就業規則は、労働者に周知しなければなりません。方法としては、労働者それぞれに配布することが望ましいとされていますが、職場の見やすい場所に掲示する、備え付けるなども可能です。

就業規則を変更した場合も、労働者への周知が必要となります。

注意すべきポイント

就業規則 注意すべきポイント

就業規則を作成する上で、注意しなければならないことをまとめました。

法令などに反していないかチェック!

就業規則は、記載している内容が「法令や労働協約に反してはならない」とされています。

「法令に反してはならない」が意味するもの

「法令」として想定されるのは、まずは労働基準法です。
例えば労働基準法では休憩時間について、「労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩時間を与えなければならない」と定めています従って、就業規則でこれを下回る休憩時間を設定することは認められません。

そのほか、就業規則に労働者に対する「減給」についての規定を盛り込む場合、労働基準法で「減給の限度額」が定められていることに注意が必要です。

減給と言うと、規律違反や信用失墜行為をした従業員に対するもの、というのが一般的な想定でしょう。
しかし、仮に重大な規律違反や信用失墜行為をしたとしても、減給額があまりに大きいと、労働者は生活できなくなってしまいます。

そのため、労働基準法では「1回の減給額が平均賃金1日分の2分の1以内」で、「減給の総額は1賃金支払期の10分の1以内」に制限されています。

また「法令」には、労働基準法以外にも、育児・介護休業法や雇用機会均等法など幅広くあるので、注意が必要です。
例えば、就業規則で「定年は男性65歳、女性60歳」と定めたすれば、男女雇用機会均等法に反します。法令に反する部分は、「無効」とされます。

「労働協約」とは

「労働協約」は、労働組合と使用者の間の取り決めです。就業規則には、労働協約に反する内容を定めることはできません。

従業員に有利!な内容にも注意

就業規則作成の目的は、一般的に「労働者が安心して働ける明るい職場をつくること」とされています。
とはいえ、必要以上に従業員に有利な就業規則を作れば、トラブルの原因にもなりかねません。過度に労働者に有利な条件を設定し、会社が立ち行かなくなれば、元も子もありません。

前項で、「就業規則は法令に反してはならない」と説明しました。
これは法令で定められた基準以下だと認められないだけで、基準以上で労働者に有利になる場合は有効になる、ということでもあります。
しかし、だからといって、会社は労働者に有利な条件を設定する必要はなく、会社は法令を遵守し、合理的な規則を定めればいいのです。

就業規則作成の手続きには、「労働者代表の意見を聞く」というプロセスがありますが、これはあくまでも「聴取」であって、労働者からの同意を得たり、労働者の意見を反映させたりする必要もありません。

「不利益変更」には原則、同意が必要になる

就業規則の作成に労働者の同意は要りませんが、一度作成した就業規則を従業員の「不利益」になるような形で変更しようとする場合、原則的には同意が必要になります。

例えば、事業が順調なときなどに就業規則で「普通の会社よりはちょっと良いかな〜」という程度の好待遇を設定してしまったが、業績が悪化したから条件を引き下げたい、というケースも考えられます。
しかし、就業規則上の条件を下げるときには、原則として労働者の同意を得なければなりません。
後々になって労使間のトラブルにつながることを避けるためにも、就業規則を作る段階で不必要に従業員に有利な条項を盛り込まないよう、注意が必要です。

コラム: 「原則」同意が必要、って、どういう意味?

上の欄では「労働条件の不利益変更は『原則』同意が必要」と言いました。
ところで「『原則』ということは、『同意が不要な場合もある』ということでは?」と考えられた方もいるのではないでしょうか。

実は、そのとおりです。
労働契約法10条では、労働条件の変更に際して、同意がない不利益変更の要件が規定されています。これに当てはまる不利益変更が実施された場合、変更された労働条件は不利益変更に反対する従業員にも適用されます。

詳しい説明は控えますが、「同意がなくても不利益変更ができる」場合の要件は、簡単に言うと以下です。

  • 不利益変更について、労働者に予め周知していること
  • 不利益変更について、一定の「合理性」が認められること

「合理性」は様々な要素を総合的に考えて判断されるものであり、

  • その変更が会社にとってどれくらい必要性が高いものか
  • その変更によりどのくらい労働者が不利益を被るか
  • 新しい就業規則が世の中的に受け入れられる範囲に収まっているか
  • 不利益を緩和させるような代替措置があったかどうか
  • 労働組合との交渉があったかどうか

などによって決まります。

なお、上記の要件は相当程度厳しい要件で、その判断も画一的ではなく難しいですので、会社が就業規則の不利益変更を行う場合、弁護士等に相談の上、同意を取得すべきかどうかを検討するのが良いでしょう。

就業規則の作成、誰に相談する?

就業規則 相談先

就業規則の作成には、自力での作成と専門家への依頼と二つの方法があります。
ネット上にはダウンロードできる就業規則のひな形などがあるため、自力でも就業規則を作成することは可能です。
しかし、法令の改正などもチェックしながら会社に最適な就業規則を作成するためには、少なくとも専門家からチェックを受けることをお勧めします。

「専門家」の候補になるのは、社会保険労務士と弁護士です。
社会保険労務士は、労働・社会保険に関する実務を扱う労務管理のプロです。
弁護士も、労働関連に力を入れている事務所が多く、有力な選択肢になります。

自分1人で立ち上げた会社も従業員が増え、就業規則を作成しなければと考えています。自力で作成するには、時間的余裕がなく、労働関連の知識にも自信がないのでプロに依頼したいと思います。
知人に紹介された社会保険労務士に依頼しようかと思いましたが、弁護士に依頼することもできると聞きました。弁護士に依頼するメリットはあるのでしょうか。

 

就業規則には、労基署や労働局によるひな形なども存在しますが、経験豊富な社会保険労務士であれば、御社に適した就業規則をカスタマイズして作成してくれるでしょう。それは弁護士も同じです。しかし弁護士ならば、労使間のトラブルになったとき、会社の代理で法廷に立つことができます。その際、就業規則の作成段階から拘った弁護士に依頼するのであれば、就業規則の背景を知っているために、案件がよりスムーズに進むことも考えられます。

 

また弁護士の場合、労働関連の法令以外にも通じていることも多くあります。
そのため、総合的に会社の実情をとらえ、より会社の状況に適した就業規則を作成できるケースもあるでしょう。

 

 

まとめ

就業規則 まとめ
就業規則は、会社の労務管理の要となるものです。
従業員を雇うことになったのならば、ぜび作成を検討してください。
就業規則として会社のルールが明文化されていることは、労使間のトラブルを防ぐだけではありません。実際にトラブルになった際にも、会社側のスタンスを示す重要な証拠になります。

ただ、せっかく作成した就業規則も、法令に適合していなければ役に立ちません。就業規則を作成する際は、労働問題の経験が豊富な弁護士などに相談することをお勧めします。

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